Comme tout congrès confédéral de FO, l’organisation de cette XXVe édition a commencé par le choix d’un site adapté à tant de monde : délégués, invités dont internationaux, partenaires-exposants, camarades de l’organisation ‒ au nombre de soixante pour cette année ‒, service d’ordre... Et ce n’était que le début ! À gérer ensuite, le souci des infrastructures de transport pour accéder au site, de la capacité hôtelière de la ville, des commandes de repas... Pour accueillir tout le congrès FO, plusieurs milliers d’hébergement sont nécessaires. Cette semaine à Rouen signifie 15 000 nuitées et autant de repas. Ce dernier point a nécessité de choisir l’un des traiteurs agréés par le site et bien sûr les menus proposés... En les testant, sérieux oblige. Clin d’œil du trésorier de la confédération, Patrick Privat, à ce sujet : C’est le moment de plaisir dans toute la charge de travail que représente l’organisation d’un congrès !
Car dans cette organisation, lourde, rien n’est laissé au hasard, à commencer par le cahier des charges transmis au parc des expositions, ce qui lui permet de s’adresser alors à ses prestataires pour prévoir les aménagements de salles, les tables, les chaînes, les cloisons mobiles, le matériel divers, la sono... En lien constant avec le site, FO a dû déterminer ses besoins pour fixer ensuite la disposition des salles (plénière, celles des commissions, de presse...), délimiter la zone d’accueil, informatisée, ou encore celle des exposants, trente-cinq cette année sans compter le stand confédéral, celui de l’UD et la boutique FO. Et lorsque l’on en est à ce stade, il y a encore beaucoup de travail...
Une confédération délocalisée en Normandie pour une semaine
De leur côté, les délégués ont fait eux-mêmes leur inscription en ligne via e-fo.fr et déclaré le nombre de leurs mandats (de un à dix). Ces derniers ont été validés par les UD, les fédérations et, pour la conformité, par la confédération. Nouveauté, pour ce congrès les délégués ont dû saisir leur numéro de carte syndicale pour pouvoir s’inscrire. Plus classiquement, être à jour de leurs cotisations, jusqu’à celles de 2021. La méthode d’inscription a bien fonctionné et tout est transparent pour tout le monde
, indique Patrick Privat. Le matériel de vote et les badges ont été adressés aux délégués depuis le 10 mai. Les retardataires à l’inscription doivent les retirer à l’accueil du congrès.
Toujours dans le cadre des préparatifs, connaître le nombre de délégués, lesquels ont eux-mêmes réservé et payé leurs chambres d’hôtel ou hébergement, ainsi que leurs repas, a permis à la confédération de caler précisément les commandes desdits repas. Indispensable, car prévoir pour dix personnes ou pour plus de deux mille par jour, ce n’est pas pareil !
, résume le trésorier de FO. D’autant que la confédération participe pour 10 euros par repas
, ce qui implique un budget conséquent, rappelle Patrick Privat. Et de préciser par ailleurs que pendant ce congrès, l’argent liquide ne sera pas utilisé sur le site. Par souci de sécurité, les paiements (dont ceux pour le bar) se feront par carte bancaire.
La confédération a dû bien sûr travailler aussi à la gestion de l’hébergement du staff confédéral qu’elle envoie sur le site de Rouen, mais aussi l’hôtellerie prévue pour les invités, français et internationaux, les membres du Bureau confédéral... Au total, cela représente 184 chambres sur cinq jours, soit plus de 900 nuitées. En quelque sorte la confédération se délocalise pendant une semaine
, indique Patricia Vidalain, assistante confédérale, dont c’est le quatrième congrès au cœur même de l’organisation. Ce déplacement d’une grande partie de la confédération a ses impératifs, entre autres déterminer les affectations de ses personnels sur le site normand, mais aussi organiser le transport du matériel des différents secteurs, dont les moyens informatiques mais aussi d’impression. Trois camions, dont un semi-remorque, ont ainsi fait ce week-end le trajet de Paris à Rouen pour acheminer tout le matériel nécessaire.
Penser à rendre les urnes !
En amont du congrès, les salariés de la confédération ont déjà été sollicités pour la mise sous pli du rapport d’activité (136 pages) que chaque secteur a participé à rédiger et qui est imprimé à 13 500 exemplaires. De même a-t-il fallu réaliser le bulletin du congrès (tiré à 4 000 exemplaires) que les congressistes trouvent aussi dans leurs sacoches. Prévoir aussi, entre autres, les membres de la commission de contrôle des mandats et de celle des conflits, ou encore réserver les urnes de vote. Et c’est la ville de Rouen qui les a prêtées. Des urnes qu’il faudra toutefois rendre au plus vite le congrès fini, prochaines élections législatives obligent.
Chaque congrès est différent à organiser car les sites sont différents et donc ce qui est faisable aussi. Mais, ce qui est toujours le plus compliqué, c’est d’obtenir assez rapidement des réponses, indispensables, sur le nombre de délégués, de partenaires exposants... Or certains prennent beaucoup de temps pour répondre !
, sourit celle qui jongle quotidiennement depuis un an et demi avec les difficultés des calages
. Patricia Vidalain se plaît donc parfois à rêver à son prochain départ en retraite après quinze années passées à la confédération.
Une préparation sur fond de pandémie
Patrick Privat, de son côté, se réjouit en premier lieu que ce congrès ait pu effectivement être organisé, et dans de bonnes conditions. Ce qui n’était pas gagné, l’épidémie de Covid laissant planer ces derniers mois de grandes incertitudes. On a craint de ne pouvoir le tenir. On avait dû prévoir aussi de devoir faire effectuer des contrôles du pass sanitaire.
Chacun s’en réjouit, telle n’est pas la situation aujourd’hui. La confédération a toutefois prévu la mise à disposition de gel hydroalcoolique sur le site et des masques pour les équipes de l’organisation.
FO prend donc ses quartiers pendant une semaine au parc des expositions, qui appartient à la collectivité territoriale de Rouen. Une telle entité n’est pas motivée par le fait de
, relève le trésorier de la confédération, précisant que faire de l’argent
cela est de plus en plus rare
concernant les grandes structures d’accueil pouvant recevoir des congrès de cette ampleur. Car la plupart appartiennent au secteur privé... Par ailleurs, souligne-t-il, c’est valorisant pour une ville d’accueillir un tel congrès
. La confédération a ainsi obtenu la gratuité des transports urbains pour les congressistes (cinq allers-retours du site au centre-ville), ou encore la modification des horaires de tram pour faciliter les déplacements. De leur côté, les restaurateurs se sont engagés à la fermeture plus tardive des établissements (autour de 2h du matin). Cela promet des moments de détente entre les longues journées de débats sérieux. Bienvenue à Rouen.