Les temps de déplacement des représentants du personnel

Représentants du personnel par Secteur des Affaires juridiques

Les représentants du personnel sont régulièrement amenés à se déplacer en dehors de l’entreprise pour se rendre à des réunions des instances représentatives du personnel (IRP) ou, de manière générale, pour exercer leur mission. Comment sont gérés ces temps de déplacement ? Tour d’horizon de la question.

Comment doivent être rémunérés les temps de déplacement des représentants du personnel ?

Lorsque le salarié se déplace durant ses heures de délégation, son temps de déplacement est décompté de son crédit d’heures.

Remarque : S’agissant de chauffeurs, la Cour de cassation a jugé que le temps de trajet pour se rendre du point de relève au dépôt constituait un temps de déplacement entre deux lieux de travail pendant lequel le salarié était à la disposition de l’employeur sans pouvoir vaquer à des occupations personnelles. Une Cour d’appel a ainsi pu exactement en déduire que ce temps relevait de la qualification de temps de travail effectif et non de temps de trajet utilisé dans le cadre de l’exercice des fonctions représentatives, en sorte qu’il ne pouvait être imputé sur le crédit d’heures de délégation que le salarié envisageait d’utiliser une fois arrivé au dépôt (Cass. soc., 15-5-19, n°17-31247).

Le temps de trajet effectué par un représentant du personnel pour se rendre ou revenir d’une réunion d’une IRP organisée en exécution d’une obligation légale doit être rémunéré par l’employeur, sans pouvoir être décompté de son crédit d’heures de délégation, lorsqu’il est pris en dehors de l’horaire normal de travail et qu’il dépasse, en durée, le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail.

Le paiement des heures de déplacement hors temps de travail en tant que temps de travail effectif peut donner lieu éventuellement à des majorations pour heures supplémentaires.

Les temps de trajet qui sont compris dans l’horaire normal de travail pour se rendre aux réunions obligatoires ne doivent pas, pour leur part, donner lieu à une retenue sur salaire.

La cour d’appel de Metz, confirmée par la Cour de cassation, précise que les temps d’attente existant entre les divers modes de transports (train, avion, taxis, ou correspondances) et entre l’arrivée et le début de la réunion constituent des temps de trajet (Cass. soc., 12-6-13, n°12-15064). Ces règles s’appliquent pour le CSE.

Dans un arrêt en date du 27 janvier 2021, la Cour de cassation vient de rappeler que les heures de délégation des délégués syndicaux et des membres du CSE sont de plein droit considérées comme temps de travail et payées à l’échéance normale. Il en résulte que ceux-ci ne devant subir aucune perte de rémunération en raison de l’exercice de leur mandat, le temps de trajet, pris en dehors de l’horaire normal de travail et effectué en exécution des fonctions représentatives, doit être rémunéré comme du temps de travail effectif pour la part excédant le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail et doit être pris en compte pour déterminer l’existence, le cas échéant, d’heures supplémentaires donnant lieu à majorations (Cass. soc., 27-1-21, n°19-22038). La règle selon laquelle ce temps de déplacement professionnel excédentaire peut faire l’objet d’une contrepartie sous forme de repos ne s’applique pas aux représentants du personnel (Cass. soc., 21-4-22, n°20-17038).

L’employeur doit-il prendre en charge les frais de déplacement des représentants du personnel engagés pour se rendre aux réunions des instances représentatives du personnel ?

Les frais de déplacement pour se rendre aux réunions des instances représentatives du personnel ne sont pris en charge par l’employeur que lorsqu’il est à l’initiative de cette réunion ou dans l’hypothèse où celle-ci est rendue obligatoire en vertu d’une disposition légale [ex : réunion à la demande de la majorité des membres du CE (art. L. 2325-14) pour ou du CSE (art. L. 2315-28 du code du travail), réunion du CHSCT organisée sur demande motivée en application de l’article L 4614-10 ancien du code du travail…

Autrement dit, l’employeur n’est pas tenu de prendre en charge les frais exposés par les représentants du personnel pour se rendre à des réunions non obligatoires ou organisées de leur propre initiative (Cass. Soc., 17-10-18, n° 17-13256).

Cette solution concerne indistinctement le CSE, le comité d’entreprise, le comité central d’entreprise, les délégués du personnel, le CHSCT et les délégués syndicaux.

Sauf accord ou usage plus favorable, les frais de déplacement et hébergement exposés pour se rendre aux réunions des commissions internes du CE sont à la charge du comité. Cette solution rendue à propos du CE est vraisemblablement transposable aux commissions du comité social et économique (CSE), sous réserve des règles qui auront pu être fixées par accord collectif (Cass. soc., 17-10-18, n°17-13256).

Le refus réitéré de l’employeur de prendre en charge les frais de déplacement des représentants du personnel qui se rendent aux réunions légalement obligatoires peut constituer un délit d’entrave.

S’agissant du comité de la société européenne, le code du travail prévoit que la société européenne prend en charge les frais de séjour et de déplacement des membres du comité et du bureau (art. L 2353-24).

En ce qui concerne les membres du CHSCT, l’article L 4614-9 ancien du code du travail précise que le CHSCT reçoit de l’employeur les moyens nécessaires à la préparation et à l’organisation des réunions, et aux déplacements imposés par les enquêtes ou inspections.

Par frais de déplacement, il convient d’entendre les frais de transport, mais également les dépenses de restauration et d’hébergement éventuellement engagées lorsque celles-ci sont exemptes d’abus et rendues nécessaires par les circonstances de l’espèce.

Dans une affaire où un représentant du personnel n’avait comme solution que de prendre l’avion, la Cour de cassation a exigé de l’employeur le remboursement du billet (Cass. soc. 20-2-02, n°99-44760). Egalement, les juges ont admis que l’employeur était tenu de prendre en charge les frais d’hôtel et de repas lorsque, en raison de l’heure de la réunion et de la durée du trajet, il était légitime pour un salarié de se déplacer la veille de la réunion.

Si un accord d’entreprise prévoit des modalités de prise en charge des frais de déplacement des représentants du personnel pour se rendre aux réunions de l’instance, l’élu qui ne respecte pas ses stipulations ne peut pas prétendre au remboursement de la totalité de ses frais, sauf si la modalité arrêtée par l’accord occasionne au représentant du personnel une sujétion particulière injustifiée (Cass. Soc., 11-9-19, n° 17-14623).

Les frais de déplacement engagés par un représentant du personnel pour assister un salarié à un entretien préalable à un licenciement ou à une sanction disciplinaire sont-ils à la charge de l’employeur ?

Oui, l’employeur doit prendre en charge les frais de déplacement exposés par un représentant du personnel pour assister un salarié convoqué à un entretien préalable.

En effet, la Cour de cassation considère que cette assistance ne doit engendrer, pour le représentant du personnel, aucune perte de rémunération (Cass. soc., 26-3-13, n°11-22148).

L’employeur doit-il prendre en charge les frais de déplacement engagés par un représentant du personnel durant ses heures de délégation ?

Les frais de déplacement occasionnés en dehors des réunions rendues légalement obligatoires par le code du travail ou des inspections et enquêtes visées par l’article L 4614-9 ancien du code du travail pour les membres du CHSCT n’ont pas à être pris en charge par l’employeur. L’employeur doit uniquement payer les heures de délégation utilisées.

S’agissant des membres du comité d’entreprise ou du CSE, les frais de déplacement engendrés par un envoi en mission par le CE ou le CSE peuvent être pris en charge par ce dernier sur le budget de fonctionnement ou sur le budget des activités sociales et culturelles, selon la nature de la mission confiée.

En ce qui concerne les délégués du personnel, la Cour de cassation a jugé, dans un arrêt déjà ancien, qu’aucune disposition légale n’imposait à l’employeur de prendre en charge les frais engagés par les délégués du personnel lors de leurs déplacements hors de l’entreprise durant leurs heures de délégation (Cass. soc., 14-2-89, n°85-41075).

Dans la même logique, un employeur n’est pas tenu de rembourser les frais de déplacement engagés par un délégué syndical pour se rendre à une réunion organisée par l’inspecteur du travail.

Pour le CHSCT, la Cour de cassation considère que, lorsque le membre du CHSCT n’intervient pas dans le cadre d’une visite en application de l’article L 4132-2 ancien du code du travail, ni ne justifie d’une mission individuelle confiée par le comité, celui-ci ne peut prétendre au remboursement de ses frais de déplacement par l’employeur.

Bien entendu, des dispositions conventionnelles plus favorables ou un usage peuvent prévoir le remboursement de tous les frais engendrés par un représentant du personnel durant le dépôt de ses heures de délégation.

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