Qu’est-ce qu’un plan de formation ?

Qui est concerné ?

Tous les employeurs, quel que soit l’effectif de l’entreprise, sont soumis à l’obligation d’adapter les compétences de chacun de leurs salariés à leur poste de travail et de maintenir leur capacité à occuper un emploi.

C’est de cette obligation que découlent l’élaboration et la formalisation, toutefois non imposée par la loi, d’un plan de formation fixant les engagements de l’employeur en matière de formation de ses salariés. L’employeur reste toutefois libre de choisir les salariés à qui il souhaite faire bénéficier d’une formation, dès lors que la sélection ne repose pas sur un ou plusieurs critères discriminatoires tels que la situation familiale du salarié, son âge, son origine ethnique, ses activités syndicales, etc.

Un salarié peut également prendre l’initiative de demander à son employeur de suivre une formation inscrite sur le plan de formation de l’entreprise, mais doit toutefois recueillir son accord pour pouvoir bénéficier de la formation souhaitée dans ce cadre.

Quelle forme prend le plan de formation ?

Si la loi n’impose pas directement de formaliser le plan de formation, il est difficile, dans les faits, de s’en passer. En effet, l’employeur est tenu à une obligation de consultation des représentants du personnel, et doit faire le nécessaire pour distinguer, au sein du plan de formation, deux types d’actions de formation en fonction de leur finalité :

– Catégorie 1
Les actions d’adaptation au poste de travail ou liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies ou des organisations. Ces formations permettent d’apprécier l’effort de l’employeur au regard de son obligation légale de former ses salariés en vue de maintenir leur capacité à occuper un emploi, ou de ses obligations en matière d’hygiène, de santé ou de sécurité par exemple. Le salarié est tenu d’accepter de suivre ces formations.

– Catégorie 2
Les actions de développement des compétences, de lutte contre l’illettrisme ou en faveur de l’accès au certificat CléA (socle de compétences et de connaissances professionnelles), de validation des acquis de l’expérience (VAE) ou de bilan de compétences. Elles peuvent être proposées par l’employeur au salarié pour lui permettre, notamment, d’évoluer professionnellement (élargissement de son périmètre de compétences ou évolution sur un nouveau poste), mais le refus du salarié de participer à ces actions ne constitue ni une faute, ni un motif de licenciement. De même, lorsque l’action de formation mobilise des heures inscrites sur le compte personnel de formation (CPF) du salarié et que l’employeur a donné son accord, l’action doit figurer sur le plan de formation dans la catégorie 2 « développement des compétences ».

Pour permettre la bonne information et la consultation des représentants du personnel, le plan de formation doit donc faire apparaître l’ensemble des actions de formation, réparties dans les deux catégories selon leur finalité, leur durée, leur objectif et les salariés bénéficiaires.

Comment est élaboré le plan de formation ?

Le plan de formation est un outil qui relève de la responsabilité de l’employeur, dans le cadre de l’exercice de son pouvoir de direction, et les formations qu’il y inscrit répondent donc aux besoins de formation qu’il a pu identifier au sein de l’entreprise.

Idéalement, le plan de formation doit être un point d’équilibre entre : l’obligation de l’employeur d’adapter les compétences de ses salariés ; les formations au service des axes stratégiques et des projets de développement définis par l’entreprise ; et les souhaits de formation des salariés, recensés lors de l’entretien professionnel, temps de dialogue entre l’employeur et le salarié qui doit impérativement être organisé tous les deux ans (art. L. 6315-1 du code du travail).

Quelles sont les modalités de mise en œuvre ?

– Catégorie 1
Actions de formation suivies par un salarié pour assurer son adaptation au poste de travail ou liées à son évolution ou son maintien dans l’emploi : elles constituent un temps de travail effectif et donne lieu, pendant leur réalisation, au maintien par l’entreprise de la rémunération du salarié. En cas de dépassement de l’horaire de travail habituel pendant la formation, celui-ci est pris en compte au titre d’heures supplémentaires.

– Catégorie 2
Actions de formation ayant pour objet le développement des compétences : lorsque ces heures de formation se déroulent pendant le temps de travail, elles sont soumises au même régime que les actions d’adaptation au poste de travail, avec maintien de la rémunération. Mais un accord entre l’employeur et le salarié peut prévoir que la formation se déroulera pour tout ou partie en dehors du temps de travail. Dans ce cas, les heures correspondantes donnent lieu au versement par l’employeur d’une allocation de formation dont le montant est égal à 50% de la rémunération horaire nette de référence du salarié.

Dans ces conditions, sont à la charge de l’employeur, et donc inscrits au plan de formation, la rémunération des salariés (y compris les charges sociales, lorsque l’action de formation s’effectue pendant le temps de travail), ainsi que les frais de transport, de logement et de restauration (et les charges sociales correspondantes).

Quel est le rôle des représentants du personnel ?

Les représentants du personnel sont consultés chaque année sur la politique de formation de l’employeur (formalisée par le plan de formation) dans le cadre du bloc de consultation sur la politique sociale de l’entreprise.

À cette occasion, ils ont pour missions de vérifier que :

• l’employeur répond bien à son obligation légale de former ses salariés, c’est-à-dire que l’investissement (dépenses de formation pour lequel l’employeur a donné son accord) est suffisant au regard des besoins en formation des salariés de l’entreprise ;

• que sont correctement distinguées les actions de formation relevant de la catégorie 1 et de la catégorie 2, au regard de leur finalité et en fonction de la situation professionnelle des salariés concernés ;

• que les actions relevant de la catégorie 2 (développement des compétences) ont bien donné lieu à la formalisation écrite, avant le départ en formation, des engagements de l’employeur en matière de reconnaissance dans l’emploi des compétences acquises par la formation ;

• que les actions programmées l’année précédente ont bien eu lieu ;

• que les engagements formalisés pour des actions qui se sont déroulées l’année précédente ont bien été tenus par l’employeur.

Les informations communiquées aux représentants du personnel par l’employeur, dans la base de données économiques et sociales (BDES), doivent être suffisamment claires et précises pour leur permettre de rendre un avis éclairé sur la politique de formation élaborée par l’employeur pour l’année suivante. Que l’avis rendu soit positif ou négatif, il est important qu’il soit motivé : les représentants du personnel doivent formaliser leur compréhension du plan de formation et des engagements de l’employeur, ainsi que leurs pistes d’amélioration pour les exercices suivants. De même, s’ils estiment qu’ils ne sont pas en mesure de rendre un avis, ils doivent motiver cette décision et pointer les éléments qui les ont entravés dans l’exercice de leur mission.