De manière générale, pour qu’un document soit valable, il doit comporter la signature de la personne qui a qualité pour prendre la décision.
Autrement dit, lorsque l’employeur prend une sanction disciplinaire, voire prononce un licenciement à l’égard d’un salarié déterminé, sa signature doit figurer sur le document. Le défaut de signature de la lettre de licenciement ne prive pas le licenciement de cause réelle et sérieuse mais constitue une irrégularité de la procédure de licenciement, entraînant pour le salarié un préjudice que l’employeur doit réparer et qu’il appartient au juge d’évaluer (Cass. soc., 4-4-12, n°10-28266).
Il en va différemment lorsque la lettre de licenciement, ou la lettre notifiant la sanction, comporte la signature d’une personne n’ayant pas la qualité ou l’habilitation pour procéder à cette mesure.
La Cour de cassation considère, dans ces circonstances, que l’absence de pouvoir du signataire de la lettre de licenciement prive le licenciement de cause réelle et sérieuse (Cass. soc., 30-9-10, n°09-40114).
La Cour de cassation considère que l’apposition d’une signature scannée ne remet pas en cause la régularité de la mesure prise, si elle permet de vérifier l’identité et la qualité du signataire (Cass. civ. 2e, 28-5-20, n°19-11744). Autrement dit, l’irrégularité relative à la signature numérisée figurant sur la lettre de licenciement peut éventuellement affecter la procédure de licenciement mais elle ne peut suffire à priver ce dernier de cause (Cass. soc., 17-5-06, n°04-46706). Autrement dit, l’apposition de la signature manuscrite du gérant d’une société, sous forme d’image numérisée, qui permet d’identifier parfaitement celui-ci, vaut signature. Le CDD ainsi conclu ne peut être requalifié en CDI pour défaut de signature (Cass. soc., 14-12-22, n°21-19841).
En résumé, l’apposition sur la mesure prise par l’employeur d’une image numérisée d’une signature manuscrite ne permet pas, à elle seule, de retenir que son signataire est dépourvu de la qualité requise pour délivrer l’acte. La contestation de la mesure prise ne peut aboutir que si la signature scannée empêche le salarié d’identifier son auteur.