Les frais exposés par un salarié, pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, doivent lui être remboursés, sans qu’ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due (Cass. soc., 25-2-98, n°95-44096). Le remboursement se fait généralement sur la présentation d’un justificatif des frais engagés.
Par exemple, dès lors que le salarié a, pour les besoins de son travail, un téléphone portable à sa disposition dont l’abonnement est payé par l’employeur, celui-ci doit également prendre à sa charge les frais afférents à la résiliation (Cass. soc., 18-10-06, n°03-48370).
Couramment, les frais exposés par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle sont les frais de repas lors de petits déplacements, les frais liés à l’utilisation du véhicule personnel pour réaliser des déplacements professionnels (frais de carburants ou de stationnement…), les frais de repas et d’hébergement lors de grands déplacements professionnels, les frais découlant du télétravail, les frais liés à l’entretien des tenues de travail…
La clause du contrat de travail mettant exclusivement à la charge d’un salarié les frais engagés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle est réputée non écrite. Également, l’absence de réclamation par un salarié du remboursement de ses frais professionnels ne suffit pas à décharger l’employeur de son obligation de remboursement (Cass. soc., 27-3-19,n°17-31116).
Il ne faut pas confondre frais professionnels et avantages en nature. Les premiers sont des dépenses inhérentes à l’emploi qui doivent être remboursées au salarié alors que les seconds sont une prise en charge d’une partie des dépenses personnelles du salarié (ex : logement de fonction, véhicule de fonction…).
Attention, il peut être prévu, dans le contrat de travail ou par accord collectif, que le salarié conserve les frais professionnels à sa charge moyennant le versement d’une somme forfaitaire fixée à l’avance (Cass. soc., 7-3-12, n°10-18118). Dans ce cas, le salaire proprement dit doit rester au moins égal au Smic ou au minimum conventionnel (à vérifier chaque mois) et le montant de l’indemnité forfaitaire ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport aux montants des frais engagés (Cass. soc., 8-7-20, n°18-24546). Pour vérifier si le salarié a perçu au minimum le Smic, il est nécessaire que les sommes allouées au titre des remboursements de frais apparaissent sur le bulletin de paie de façon bien distincte de la rémunération proprement dite.
Une indemnité forfaitaire sous-évaluée est inopposable au salarié. Il revient à celui-ci de prouver qu’il supporte des frais professionnels manifestement supérieurs au forfait pour obtenir la condamnation de l’employeur à lui verser un complément de remboursement de frais (Cass. soc. 20-6-13, n° 11-19663).
L’employeur ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels à un montant inférieur à leur coût réel (Cass. soc., 20-6-13, n°11-19663).
Si les frais exposés par un salarié dépassent exceptionnellement ceux prévus dans le mode de remboursement figurant au contrat, ils doivent lui être remboursés en plus (Cass. soc., 5-6-01, n°98-46371).
Une clause du contrat de travail ne peut subordonner le remboursement des frais professionnels à la réalisation d’objectifs. Une telle mesure constitue une sanction pécuniaire illicite (Cass. soc., 19-9-13, n°12-15996).
N’ayant pas la nature de salaire, les frais professionnels ne sont pas pris en compte dans la rémunération servant de base au calcul des indemnités de maintien de salaire en cas de maladie, de l’indemnité de congés payés, de l’indemnité compensatrice de préavis, de l’indemnité de licenciement et de la rémunération des heures de délégation des représentants du personnel.
L’employeur peut être condamné à verser au salarié des dommages et intérêts au titre du préjudice matériel que celui-ci subi résultant de l’absence ou du retard dans le remboursement de ses frais professionnels, à la condition que le salarié apporte la preuve d’un préjudice distinct du retard apporté dans le remboursement de ses frais professionnels (Cass. soc., 8-6-16, n°14-27137).
Les frais professionnels se prescrivent par 2 ans (Cass. soc., 20-11-19, n°18-20208).